Cách nói chuyện qua điện thoại của mỗi nhân viên trong công ty có liên quan mật thiết tới ân tượng về công ty đó với người gọi đến, bởi vậy kỹ năng nghe gọi điện thoại là 1 kỹ năng hết sức quan trọng. Trong công ty, việc nhận điện thoại thường là công việc của nhân viên mới, người trẻ tuổi.

1, Cách nghe, nhận điện thoại 

a, Cơ bản nhất:

✖：は～い、もしも～し

〇はい、株式会社・・・でございます

b, Khi người gọi cho biết tên:

✖あ～どうも～！

〇お世話になっております。

c, Khi người đối phương muốn gặp chính là mình:

✖私ですけど？

〇はい、私・・・でございます

d, Khi bản thân không hiểu nội dung mà đối phương đang trình bày:

✖えーと、えーと…

〇後ほど担当の者からご連絡させていただきます

e, Khi có người chuyển máy qua cho mình:

✖もしもし、・・・です

〇お電話代わりました。・・・でございます

2, Khi không nghe rõ đối phương đang nói gì

a, Xác nhận lại nội dung:

✖部長「なんとかさん」からお電話で～す

〇申し訳ございません。お電話が遠いようなのですが…

b, Khi muốn đối phương nhắc lại nội dung 1 lần nữa:

✖え？なんておっしゃましたか？

〇申し訳ございませんが、もう一度お願いいたします

c, Khi muốn xác nhận lại ngày tháng:

✖・・日ですね。承知しました

〇では、・・月・・日・・曜日・・時でよろしでしょうか？

d, Xác nhận tên của đối phương:

✖・・・さんですね。承知しました

〇・・・様の名前の、漢字表記を教えて頂けますでしょうか？

e, Xác nhận tên theo bảng chữ cái La tinh:

✖すみません、Ｂですか？Ｖですか？

〇メールアドレスの最初のＢはＢｏｙのＢでよろしいでしょうか？

3, Cách gọi điện thoại

a, Cách cơ bản nhất:

✖あ、・・・さん？お世話になっております～。

〇株式会社・・・の・・・と申します

b, Khi không gặp được đối phương và hẹn sẽ gọi lại sau:

✖では、あとでかけ直します

〇それでは後ほど、こちらからお電話させていただきます

c, Khi đối phương phải rời đi do có cuộc họp:

✖それでは、何時頃に電話を掛けたらいいですか？

〇何時頃、お電話を差し上げればよろしでしょうか？

d, Khi muốn đối phương gọi lại cho mình:

✖戻ったら電話するように言ってください

〇お戻りになりましたらお電話を頂けるようにお伝え願えますでしょうか？

e, Khi gọi đến số di động của đối phương:

✖～さんですか？・・・の案件ですが…

〇～様のお電話でしょうか、ただいまお時間よろしでしょうか？

4, Khi rơi vào tình huống khó giải quyết:

a, Cách cơ bản nhất:

✖はい、それはどういう意味ですか！？

〇それは・・・ということでよろしいですか？

b, Khi nhận được cuộc gọi nhầm:

✖番号が間違ってますよ

〇こちらは・・・株式会社でございます。番号をお間違えではありませんか？

c, Khi đối phương không nói ra tên mình:

✖すみません、どちらさまでしょうか？

〇失礼ですが、お名前をお聞かせ願えますか？

d, Khi không hiểu tình hình:

✖どういうことですか？

〇詳しくお聞かせ願えますでしょうか？

e, Khi đối phương hỏi số điện thoại di động của nhân viên khác trong công ty:

✖電話番号は教えられません

〇・・・に確認を取りまして、こちらからご連絡させていただきます

5, Khi chuyển máy cho người khác:

a, Cách cơ bản nhất:

✖はいはい、部長ですね。ちょっと待ってくださ～い

〇少々お待ちくださいませ

b, Khi người nhận cuộc gọi đang đi vắng:

✖いまいないんですが…

〇・・・はただいま席を外しております。折り返しおかけ直しいたしましょうか？

c, Khi nguời nhận cuộc gọi đi công tác hoặc đi họp:

✖今出かけてます

〇・・・はただいま外出しておりまして、・・時に戻る予定です

d, Khi người nhận cuộc gọi đang có cuộc gọi khác:

✖いま電話中です。

〇あいにく他の電話に出ております

e, Khi người nhận cuộc gọi nghỉ làm hôm đó:

✖・・・は本日体調不良でお休みです

〇申し訳ございません。・・・は本日休みを頂戴しております